DAMPAK PENERAPAN TI DALAM PERUSAHAAN

DAMPAK PENERAPAN TI DALAM PERUSAHAAN

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian Dalam Negeri untuk  kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun jenisnya adalah IBM S360 (Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai (sebelum menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak tahun 1957.

Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen perkantoran terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya, bahkan software Dbase-nya mampu membuat program clerical yang bermanfaat dalam menyimpan database karyawan, penggajian dan sebagainya. Kini, perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang luar biasa pesat. Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah mendekati H-Hour bukan lagi D-Day.

Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu) Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.

Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.